Клієнт
Eldorado – мережа супермаркетів електроніки та побутової техніки. У 2008 році компанія приєднала до себе мережі “Домотехніка”, “АБВ” та “МегаМакс” та відкрила власний інтернет-магазин. 2013 року до складу Ельдорадо увійшла мережа “Технополіс”. Станом на 2016 рік у складі мережі Ельдорадо понад 150 магазинів у понад 60 містах по всій Україні.
Сфера бізнесу
Retail
Задача
Для великої компанії, якою є “Ельдорадо”, важливо мати єдину систему зберігання, регламентований рух корпоративних документів із контролем виконання.
Автоматизація була потрібна в організації процесів обробки, погодження, реєстрації, а також зберігання внутрішніх організаційно-розпорядчих документів всіх підрозділів компанії. Особливо значним було кількість документів кадрової служби, служби HR, секретаріату, юридичного відділу.
Також потребували впорядкування документів щодо вхідної/вихідної кореспонденції. Важливим завданням було побудова цілісного процесу узгодження документів та можливості відстеження статусів документів у реальному часі.
При впровадженні “Документообіг КОРП” команда фахівців Виконавця та Замовника налаштовувала систему “з нуля”. Для цього переглянули існуючі бізнес-процеси для побудови логіки роботи користувачів у системі та визначили важливі вимоги до налаштування системи:
Обмеження прав доступу
В Ельдорадо працює понад 400 офісних співробітників, тому бізнес-процеси та взаємодії між підрозділами непрості. З цієї причини були підвищені вимоги щодо обмеження прав доступу до інформації для різних співробітників, залежно від посади та спеціалізації.
Контроль версій документів
При великій кількості користувачів завжди є ризики випадкової зміни користувачем версії документа та контроль версій був необхідним для компанії.
Штрихкодування
Додатковою вимогою було налаштування штрихкодування документів для полегшення пошуку документів та швидкої обробки вхідної/вихідної кореспонденції співробітниками служби Секретаріату.
Ельдорадо – це найбільша компанія з чітко прописаними регламентами, правилами та процедурами та, також, з власним кваліфікованим IT-відділом. Для продуктивної співпраці та злагодженої роботи впровадження проєкту відбувалося в офісі Ельдорадо, наша методологія впровадження була адаптована до вимог компанії, що послужило основою для якісної взаємодії між нашими командами.
Рішення
● Система була запущена у промислову експлуатацію. Налаштування програми відбувалося у кілька етапів.
На першому етапі було виконано налаштування основних параметрів системи та здійснено заповнення нормативно-довідкової інформації:
● створено структуру папок зберігання документів та налаштування видів цих документів;
● виконано налаштування шаблонів вхідних та вихідних документів;
налаштовано автоматичне заповнення шаблонів внутрішніх документів (організаційно-розпорядчих наказів);
● запущено процедуру автоматичної нумерації документів згідно з правилами компанії для кількох юридичних осіб;
● налагоджено систему контролю версій об’єктів – карток електронних документів та прикріплених до них файлів;
● налаштовано делегування прав на використання та роботу з документами.
Другим етапом був розподіл прав доступу для керівників вищої ланки, лінійних керівників і рядових співробітників, що дозволяє зберегти конфіденційність документів.
Наступним, третім етапом, були створені маршрути погодження/затвердження для вхідних/вихідних документів, а також налаштовано штрих-кодування вхідної/вихідної документації та інтеграція з обладнанням. Система штрихкодування дозволила суттєво скоротити трудовитрати з пошуку документів та роботи з ними.
На четвертому етапі було налаштовано маршрути погодження/затвердження для організаційно-розпорядчих документів та службових записок департаменту HR. Маршрути погодження/затвердження запускалися системою автоматично після збереження документа, що дозволило мінімізувати ризики появи помилок у маршрутизації документів та коригування користувачами маршрутів погодження документів. Оскільки співробітників офісу компанії понад 400 осіб, узгодження відряджень займало багато часу.
Для спрощення завдання ми створили екранну та друкарську форми реєстру відряджень. Єдиний список дозволив директору затверджувати єдиний список відряджених один раз, а секретареві оперативно друкувати документацію та накази про відрядження.
На останньому, п’ятому етапі було створено маршрути узгодження всіх видів договорів (типових та нетипових) та додаткових угод до них. Для складної системи узгодження договорів у компанії знадобилося доопрацювати систему, щоб призначення відповідальних осіб погоджувалося. Відмінною особливістю проєкту було налаштування узгодження документів електронною поштою для користувачів, які не мають прямого доступу до програми “Документообіг КОРП”.
Запуск системи проводився у два етапи. Першим етапом була тестова експлуатація. Для співробітників компанії було розроблено програму навчання з урахуванням усіх побажань керівництва компанії, також було навчено команду IT-відділу для подальшої підтримки функціонування системи. Після успішного закінчення навчання розпочався тестовий період, протягом якого проводились усі необхідні оперативні консультації та підтримка користувачів. Навчання та робота протягом тестового періоду проводились у тестовій базі. І після успішного тестування системи стартував другий етап – промислова експлуатація.
Результати
Ефективні рішення
для вашого бізнесу
Якщо програма працює так, як треба, люди не витрачають час на пошук помилок чи повторні дії. Правильні налаштування роблять процеси швидшими, зрозумілішими та допомагають команді зосередитись на своїй роботі.